Die Rotary IT GmbH hat gerade die Arbeit aufgenommen. Schon können wir die ersten Verbesserungen ankündigen, die Ihnen die Arbeit mit RO.CAS erleichtern werden. Im Folgenden ein paar Stichpunkte. Die detaillierte Beschreibung finden Sie nach Veröffentlichung auf https://digital.rotary.de. Geplanter Veröffentlichungstermin im August, verschiebt sich aufgrund von Erweiterungen (z.B. MGV) auf Ende September 2024.
Datenschutz-Erklärung
Die Datenschutzerklärung wird zentral für alle Clubs und für alle Anwender eingerichtet. Loggt sich ein Anwender ein, der die Datenschutzerklärung noch nicht bestätigt hat, wird sie dann dem Anwender angezeigt. Der Anwender muss die Datenschutzerklärung bestätigen, um Zugang zu dem Clubverwaltungssystem zu erhalten.
Nachricht an die Mitglieder
Der Administrator im Club kann für die Mitglieder Hinweise auf der Startseite plazieren. Das kann eine einfache Mitteilung oder auch der Link zu einem Hybrid- oder Onlinemeeting sein.
Dokumente
Die Ablage der Dokumente wird nun mit Kategorien ermöglicht, damit wichtige Dokumente besser gefunden werden können.
Personen
Im Stammdatensatz kann man bei geschlossenem Datensatz per Klick auf den Personendatensatz des Partners springen. Damit entfällt die erneute Auflistung der Personen, Filtern nach Partner und Auswahl der Person.
Personen / Berichte
Ehrenmitglieder sind in zwei oder mehr Clubs Mitglied. Dabei wird die Steuerung der Berichte immer von dem Club gesteuert, der die Datenhoheit für das Mitglied besitzt. Waren die Berichte abgeschaltet, dann erhielt das Ehrenmitglied auch keine Berichte aus den Club in denen er Ehrenmitglied ist.
Dies wird nun geändert. Die Berichtseinstellung des Clubs mit Datenhoheit kann durch den Club übersteuert werden, in dem das Ehrenmitlied aufgenommen wurde.
Distrikt / Amtsträger
Zukünftig ist es möglich, jede Person im Distrikt mit einem Distriktamt zu verknüpfen. So kann beispielsweise ein Rotaracter, der in einem Club als Sonstiger eingetragen ist, auch im Distrikt mit einem Amt verknüpft werden.
MGV
Das elektronische Mitgliederverzeichnis wird in die RO.CAS Anwendung integriert. Damit kann die Mitgliedersuche direkt in RO.CAS durchgeführt werden. Das MGV ist für Aktivmitglieder einsehbar.
Termine
In der Systemeinstellung kann ausgewählt werden, ob das Meeting-Protokoll in einer Datei oder wie bisher in zwei PDF-Dateien zur Verfügung gestellt werden soll.
Die Präsenzberechnung wird der allgemeinen Präsenzberechnung angepasst. Die Ehrenmitglieder werden nicht mehr für die Anzahl der präsenzpflichtigen Mitglieder herangezogen. Somit ist der Fehler der Einbeziehung von Ehrenmitgliedern behoben.
Berechnung der Präsenzen
Die Berechnung der Präsenzen in den Protokollen/Berichten war nicht übereinstimmend mit der Präsenzberechnung im Menü Präsenzen.
In der Zukunft wird auch im Protokoll die Präsenzberechnug nach dem Verfahrenshandbuch von Rotary durchgeführt.
Wochenbericht in zwei oder einer Datei
In Zukunft kann man in den Einstellungen festlegen, ob der Wochenbericht wie bisher getrennt (Protokoll und Präsenzdaten, Geburtstage und Termine) oder in einer Datei erstellt werden soll. Damit ergibt sich die einfachere Darstellung in der RO.App und in RO.CAS, als auch beim Versand der Wochenberichte.
Umfragen
RO.CAS erhält ein Umfrage-Werkzeug. Das Umfragewerkzeug stellt die Möglichkeit der Terminabfrage (wer kann an welchem Termin) und Freitextabfragen (Option a) b) oder c)) zur Verfügung. Über einen Link können die Mitglieder die Optionen auswählen.
Organisation / Kontaktclubs
Kontaktclubs kann eine E-Mail-Adresse zugeordnet werden, die dann für den Versand des Protokolls oder der Korrespondenz genutzt werden kann. Die Kontaktclubs werden dann automatisch mit den Partnerorganisationen angeschrieben.
Versand der Stammdatenblätter
Der Club versendet in der Regel vkurz vor dem Redaktionsschluss des Mitgliederverzeichnisses die Stammdatenblätter an die Mitglieder, mit der Bitte zu prüfen, ob alle Daten noch aktuell sind. Dafür stellt RO.CAS eine Funktion zur Verfügung in der allen Mitgliedern einzeln ihr Stammdatenblatt als PDF-Datei zugeschickt wird. Die nötigen Parameter sind nicht übersichtlich angeordnet.
Der Versand der Stammdatenblätter wird nun so gestaltet, dass fehlende Einstellungen angezeigt werden und der Anwender weiß, welche Parameter noch zu bearbeiten sind.
Projekte
In der Projektverwaltung wird ein neuer Status „Geplant“ zur Verfügung gestellt. Damit können die Projekte besser vorbereitet werden.
Die Liste der Projekte erhält eine Summenzeile, um die Übersicht zu erleichtern.
Startseite
Wichtige Meldungen (ROT) werden zukünftig in einem Fenster nach dem Login-Vorgang prominent angezeigt. In der Vergangenheit wurden die wichtigen Informationen oft übersehen.
Zeitplanung und Freigabe
Bei den ersten Test hat sich herausgestellt, dass die eine oder andere Stellschraube noch gedreht werden muss. In einigen Details waren die Wünsche ungenau formuliert. Das führt nun zu einer erneuten Testphase. Wir rechnen mit der Umsetzung nun Ende September.
RO.WEB Automatische Darstellung des Namen des Präsidenten(in)
Im Impressum kann der Präsident oder die Präsidentin in dem Text des Impressums automatisch angezeigt werden. Damit entfiehle die manuelle Änderung zum rotarischen Jahreswechsel.
Kleinere Änderungen und Verbesserungen
Hinzu kommen kleinere Verbesserungne und Änderungen die in der letzten Zeit aufgefallen sind.