Delegierten Versammlung

Die rotarische Gemeinschaft betreibt für die Mitglieder unterstützende Software. Die zur Verfügung gestellten Anwendungen sind in einem IT-System zusammengefasst. Das IT-System wird ständig weiterentwickelt. Welche Art der Änderungen an der IT vorgenommen wird, entscheiden Delegierte aus den deutschen Distrikten.

Wer sind die Delegierten?

1800
Christoph Weiser
Christian Seidenkranz

1810
Johanna Chen

1820
Gudrun Frank
Andreas Noll

1830
Constance Richter
Bernhard Kulisch

1841
Stefan Mittermeier
Sabine Eichinger

1842
Marc Oliver Wenk
Marc Simon

1850
Kim Grüttner
Horst Kiel

1860
Markus Reucher
Klaus Mühlböck

1870
Jochen Groppe
Guido Kinzel

1880
Karsten Weicker
Jörg Rahnfeld

1890
Katrin Engel
Rolf Schwerdtfeger

1900
Thomas Böcker
Thomas Spruth

1930
Markus Leuter
Roman Kuhn

1940
Sacha Rassmussen
Rainer Kröger

1950
Nicht besetzt

Was sind die Voraussetzungen für Delegierte?

Jeder Distrikt entsendet zwei Delegierte in die Delegiertenversammlung. Sie haben gemeinsam eine Stimme.

  • Die/Der erste Delegierte kann ein DICO sein. Sie/Er sollte auch technischen Hintergrund im Bereich Software haben.
  • Die/Der zweite Delegierte sollte ein/e erfahrene/r Anwender/in sein
    • mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unterstützung des Club-Vorstands und der Mitglieder haben
    • Gute Kenntnisse der rotarischen Arbeitsabläufe und der Anforderungen der Amtsträger in den Clubs
    • sorgt für fachliche Priorisierung der Anforderungen
  • Gemäß dem vorgestellten Governance-Modell ist der/die Delegierte nicht PDG, DG, DGE oder DGN
  • Ein/e Delegierter ist bereit, mindestens drei Jahre in dem Gremium mitzuarbeiten

Wie werden Änderungen finanziert?

Der Delegiertenversammlung steht ein Budget für Erweiterungen und Änderungen zur Verfügung. Die Priorisierung der Ausgaben wird durch die Delegierten festgelegt.

Wer kann Vorschläge machen?

Jeder rotarische Amtsträger kann einen Antrag auf Verbesserung formulieren. Hierzu ist eine Leistungsbeschreibung erforderlich, die detailliert die gewünschte Verbesserung beschreibt. Diese sind an die Delegierten des Distrikts zu richten.

Der Antrag muss folgende Informationen enthalten:

  • Antragsteller mit Kontaktdaten für Rückfragen
  • Überschrift / Titel
  • Produktbereich in dem die Änderung vorgenommen werden soll
  • Ausführliche Beschreibung der Leistung mit den zu erfassenden Daten und/oder der erwarteten Leistung / Ausgabe
  • Welche Daten sind von den Änderungen betroffen?
  • Welche Programmteile sind von den Änderungen betroffen?
  • Beschreibung der Vorteile der Änderungen
  • Beschreibung der Nachteile der Änderungen

Hinweis: Ist die Leitungsbeschreibung nicht ausreichend genau und detalliert, kann die Delegiertenversammlung den Antrag ablehnen.

Einreichungsprozess

Der Antrag auf Verbesserung wird dem Delegierten des jeweiligen Distrikts vorgestellt. Der Delegierte prüft den Antrag formal auf Vollständigkeit und legt diesen dann in der Delegiertenversammlung vor.

Erster Entscheidungsprozess

Die Delegiertenversammlung diskutiert den Antrag und grenzt das Für und Wider ein. Dann wird eine Mehrheitsentscheidung über die Annahme oder die Ablehnung des Antrags herbeigeführt.

Die Delegiertenversammlung kann den Antrag schärfen, Funktionen detaillierter oder genauer definieren oder ggf. ergänzen. Sie kann Anträge zusammenfassen oder trennen. Optional kann es eine Rücksendung an den Absender zur Schärfung der Anforderungen geben Wird der Antrag angenommen, wird dieser der Rotary IT GmbH zur Preisfindung übergeben.

Im Falle der Ablehnung hat der einreichende Delegierte die Aufgabe, die Ablehnung dem Antragsteller zu erläutern.

Zweiter Entscheidungsprozess

Die Rotary IT GmbH ermittelt anhand der Unterlagen die Aufwände für die Änderung und spielt die Kostenabschätzung an die Delegiertenversammlung zurück.

Die Delegiertenversammlung priorisiert die Anträge und stimmt eine Reihenfolge für die Umsetzung ab. Ist das Budget aufgebraucht, kann ein Antrag für eine spätere Entscheidung vorgetragen werden.

Umsetzung und Abnahme

Ist ein Antrag beschlossen und liegt dieser im Budget, so wird dieser von der Rotary IT GmbH zur Umsetzung an einen Dienstleister gegeben.

Nach der Übernahme durch den Entwickler ist die Software durch die Rotary IT GmbH zu prüfen. Fällt die Prüfung positiv aus, wird die freigegebene Version den Delegierten zur Prüfung zur Verfügung gestellt. Die Delegierten entscheiden, ob der Antrag entsprechend den Anforderungen umgesetzt wurde und geben die Änderung für die Nutzung frei.

Freigabe

Nach der Freigabe wird eine Dokumentation für die neue Funktion erstellt und beides zusammen an die rotarische Community übergeben.

Datenschutz

Natürliches Mitglied der Delegiertenversammlung ist der DGR Ausschuss Datenschutz. Er ist in beratender Funktion mit Veto-Recht tätig. Anforderungen in den Datenschutz sind von der Delegiertenversammlung zu berücksichtigen.

Gesetzlich oder erzwungene Änderungen

Im Fallen von Änderungserfordernissen die auf geänderter Gesetzgebung oder Vorgaben von Rotary International erforderlich sind, kann die Delegiertenversammlung die Kosten an den Steuerungskreis Digital des deutschen Governor-Rats herantragen und eine Sonderzahlung über die Distrikte anfordern. Dies gilt insbesondere für alle Anforderungen deren Begründung nicht diskutiert werden können.

Vorgaben

Die Delegiertenversammlung ist gehalten, 30% des Entwicklungsbudget für zukunftsweisende Entwicklungen und neue Techniken aufzuwenden.

Rechenschaft

Die Delegierten erstellen halbjährlich einen Bericht für die Clubs, welche Anträge gestellt und umgesetzt bzw. abgelehnt wurden. Auf der Internetseite der Delegiertenversammlung werde alle Projekte vorgestellt und die Ergebnisse der Diskussionen hinterlegt.

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